Implementar o Business Intelligence (BI) em uma empresa traz profundas mudanças para os negócios. A organização passa a ter uma visão integrada dos dados de todos os setores, facilitando tomadas de decisões, o que resulta em melhores resultados. No entanto, se o BI não for implementado corretamente, os dados serão mal interpretados e levarão a falhas nos negócios. No artigo de hoje vamos falar como funciona a implantação de BI (caso ainda tenha dúvidas se a sua empresa de fato necessita desse processo, leia esse nosso texto) .

O que é BI?

Business Intelligence (BI) ou inteligência de negócios é o processo de coleta, organização, análise, compartilhamento e monitoramento de informações que oferecem suporte a gestão de negócios. O BI reúne teorias, metodologias, processos, estruturas e tecnologias que transformam uma grande quantidade de dados brutos em informação útil para tomadas de decisões estratégicas.

Podemos dizer que Business Intelligence fornece suporte para tomar decisões estratégicas e inteligentes em sua empresa. As informações são adquiridas de qualquer sistema e gravadas em um banco de dados modelado para o seu negócio. Se o BI não for executado corretamente e a tomada de decisão for baseada em dados mal interpretados, isso pode levar a atrasos nos pedidos, a excessos de orçamento ou a usuários descontentes.

Como funciona o Business Intelligence?

Por meio de um processo de captura de dados, as informações são adquiridas de qualquer sistema e registradas em um banco de dados especificamente modelado para o seu negócio.

Através da integração entre diferentes sistemas da organização, o Business Intelligence concentra as informações em um único local: o Data Warehouse. Dessa forma, as métricas, mesmo provenientes de diferentes fontes de dados, como ERP, CRM, planilhas ou até mesmo arquivos de texto, podem ser visualizadas em conjunto, ajudando a criar indicadores de negócios muito mais eficientes.

Como funciona a implantação de BI

Uma implementação de BI no nível de negócios deve ser feita gradualmente para que funcione corretamente. Ao implementar BI através de uma abordagem de fases, existem algumas coisas que devem ser feitas para evitar grandes erros ao longo do caminho:

Definir os objetivos e identificar os KPIs

Para iniciar um projeto de BI, você precisa conhecer todos os Key Performance Indicators (KPIs) para medir o desempenho e atingir os objetivos marcados no início. A equipe encarregada de executar o projeto deve marcar quais informações as ferramentas de BI devem fornecer, em que formato, quando as informações são necessárias, quem precisa delas, etc..

Definir os usuários

A equipe encarregada pelo projeto deve assinalar quais usuários da empresa usarão as ferramentas de Business Intelligence. Geralmente, existem três grupos de usuários: usuários gerais dos relatórios, produtores e analistas que avaliam os dados e, finalmente, diretores e gerentes que tomam decisões a respeito.

Comunicação empresarial

Recomenda-se envolver todos os stakeholders da empresa desde o primeiro momento, desde o executivo até os departamentos de marketing, atendimento ao cliente ou pós-venda.

Divida as fases de implementação

Se seguir um passo a passo na implementação, possíveis erros de BI são minimizados, uma vez que eles aparecem gradualmente e podem ser tratados e resolvidos antes de passar para a próxima fase.

Valide os dados

No mundo do BI, a integridade dos dados é crucial. Você pode perder a fé dos usuários finais se os dados estiverem imprecisos na fase inicial. Por esse motivo, recomenda-se validar os dados fase por fase. Devem ser determinados, cuidadosamente ,os sistemas e processos da empresa que fornecerão os dados e definir como extraí-los e integrá-los em um repositório comum para exploração.

Escolher uma ferramenta adequada de BI

Quando um projeto de BI é iniciado, muitas organizações não têm uma ferramenta específica para essa finalidade. Escolha uma que seja adequada às necessidades da empresa e preste atenção em requisitos como, capacidade de expansão, integração dos sistemas, formatos gráficos variados de apresentação de informações, mobilidade, etc..

No entanto, muitas vezes há aplicativos nos departamentos que estão sendo usados para esses fins. Se esse for o caso da sua empresa, essas ferramentas podem servir como base para iniciar o projeto e serem substituídas à medida que ele progrida.

Implementação progressiva

Em vez de tentar forçar toda a empresa a fazer uma mudança de paradigma, recomendamos que o BI seja implementado em departamentos individualmente ou em áreas de negócio.

Conclusão

Quando tudo estiver dito e feito, tenha em mente que o BI é um projeto que melhora continuamente ao longo do tempo. Poderíamos dizer que é um animal vivo, que requer atenção constante e alimentação. Conforme a empresa cresce e muda, você terá que redefinir a estratégia de Business Intelligence.